• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante

all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve rimanere riservata);

• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente; agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Trattamento dati personali e diritti dell’interessato: la persona coinvolta o la persona menzionata nella segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, non possono esercitare i diritti che il Regolamento UE 679/2016 per la protezione dei dati personali “GDPR” riconosce agli interessati (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento). Ciò in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante. In tali casi, al soggetto segnalato o alla persona menzionata nella segnalazione è preclusa anche la possibilità, laddove ritengano che il trattamento che li riguarda violi i suddetti diritti, di rivolgersi al titolare del trattamento e, in assenza di risposta da parte di quest’ultimo, di proporre reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

In relazione al campo di applicazione e scopo della presente procedura si individuano le seguenti responsabilità:

• • Whistleblower: il soggetto che, ai fini delle segnalazioni, si attiene alla presente procedura ed a quanto indicato nella informativa di riferimento.
  • Responsabile per la Prevenzione della Corruzione (RPC): è il soggetto preposto alla gestione del canale di segnalazione interna, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa di riferimento (D. Lgs. n. 24 del 2023, in particolare artt. 4 – 5) e dalla presente procedura.
  • Organismo di Vigilanza (ODV): è il soggetto deputato a mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante, a dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute ed a fornire riscontro alla segnalazione nel rispetto dei termini indicati dall’art. 5 del D. Lgs. n. 24 del 2023, quando la segnalazione attenga condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231 del 2001 o violazioni del modello di organizzazione, gestione e controllo adottato da Eco.Lan.

1. MODALITA’ OPERATIVE

Canale di segnalazione interno: il canale interno è prioritario rispetto a quello esterno. Le segnalazioni interne possono essere effettuate:

• in forma scritta, mediante piattaforma informatica;
• in forma orale, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto.

A chi si può segnalare: al Responsabile della prevenzione della corruzione (di seguito RPC), il

quale trasmette all’ODV le segnalazioni di competenza di quest’ultimo.

Le segnalazioni in forma scritta sono presentate tramite la piattaforma informatica “whistleblowing” accessibile dal sito istituzionale alla pagina Amministrazione trasparente/altri contenuti/prevenzione della corruzione, cliccando al link :

Le segnalazioni orali sono effettuate, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con l’RPC ovvero con l’ODV per le segnalazioni di sua competenza, fissato entro un termine ragionevole.

In tal caso saranno concordati i tempi, i luoghi e le modalità. Il colloquio potrà avere durata massima di 1 ora e la dinamica di interazione sarà sotto forma di domande del RPC ovvero dell’ODV per le segnalazioni di sua competenza, e risposte del segnalante. Al termine dell’incontro sarà sottoscritto il verbale della segnalazione, che viene custodito dal RPC i ovvero dall’ODV per le segnalazioni di sua competenza, con modalità riservata e con l’applicazione di idonee misure di sicurezza.

Tramite la segnalazione orale, la tutela della identità personale del segnalante può risultare in concreto più debole a causa della sua stessa natura, che impone la presenza fisica del

segnalante presso i locali di Eco.Lan. La segnalazione scritta mediante piattaforma è suggerita in via prioritaria.

L’RPC e l’ODV (per le segnalazioni di sua competenza, che gli vengono trasmesse dall’RPC) gestiscono il canale di segnalazione, garantendo la riservatezza dell’identità della persona segnalante, del facilitatore (colui che assiste il segnalante nel processo di segnalazione operante all’interno del medesimo contesto lavorativo, se individuato), della persona coinvolta (persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata), nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

In caso di utilizzo della piattaforma informatica, in cima al questionario compare, accanto alla data di segnalazione e di aggiornamento, la data di scadenza che l’RPC e l’ODV per le segnalazioni di sua competenza hanno la possibilità di posticipare sulla singola segnalazione anche fino a 5 anni ma solo nei casi in cui sia necessario conservare i dati. L’RPC e l’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) svolgono le attività istruttorie interne di verifica e di analisi delle segnalazioni ricevute - effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati - tese ad accertare la sussistenza o meno del fumus di fondatezza della segnalazione. Valutata l’ammissibilità della segnalazione, l’RPC ovvero l’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) avviano l’istruttoria interna sulle violazioni segnalate.

All’RPC e all’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) non spetta svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati da Eco.Lan., oggetto di segnalazione.

Raccolta del consenso del segnalante

Senza il consenso espresso del segnalante vi è divieto di rivelare l’identità dello stesso a persone diverse dal RPC o dall’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) o da quelle competenti a dar seguito alle segnalazioni, durante tutte le fasi del procedimento di segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle segnalazioni ad altre autorità. L’acquisizione del consenso avviene attraverso apposita richiesta motivata del RPC o dell’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) formulata all’interno della piattaforma informatica nel campo generico di dialogo con il segnalante e, in caso di segnalazione orale, nel verbale redatto dal RPC o dall’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) in occasione dell’incontro.

Termini procedurali

Per il tramite della piattaforma informatica, l’RPC rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione.

L’ RPC o l’ODV (per le segnalazioni di sua competenza), in caso sia di segnalazione scritta che orale, fornisce riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, nonché – in caso di richiesta di integrazioni, entro 3 mesi dal ricevimento delle integrazioni medesime.

Sono segnalazioni anonime quelle da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante. Le stesse sono equiparate a segnalazioni ordinarie, se circostanziate, e il segnalante non potrà beneficiare delle misure di protezione disposta dal d.lgs. n. 24/2023. Nel caso quindi pervengano segnalazioni anonime per il tramite della piattaforma informatica, qualora le stesse contengano elementi che le rendano circostanziate e/o relative a fatti di particolare rilevanza e gravità, l’RPC o l’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) potrà richiedere tramite lo stesso canale al segnalante ulteriori elementi per consentire un maggiore approfondimento dando un termine di 15 giorni. In ogni caso l’RPC o l’ODV (per le segnalazioni di sua competenza) potrà decidere se trasmettere la segnalazione al Direttore generale e/o alla Procura della Repubblica e alla Procura della Corte dei Conti. Le segnalazioni anonime ricevute sono conservate non oltre

cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni, rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima. Se il segnalante disvela successivamente la propria identità, vi è obbligo di applicare le misure di protezione disposte dal d.lgs. n. 24.

Le segnalazioni esterne sono quelle rivolte all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC)

mediante i seguenti canali:

• piattaforma informatica;
• segnalazioni orali;
• incontro diretto fissato entro un termine ragionevole, garantendo la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, perché non è stata trattata entro un termine ragionevole oppure non è stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La piattaforma informatica utilizza un protocollo di crittografia che garantisce sicurezza e confidenzialità tecnologica del processo di segnalazione, attraverso la quale i dati del segnalante vengono segregati in una sezione dedicata della piattaforma, inaccessibile anche all’ufficio

istruttore di ANAC (Ufficio UWHIB). Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma, l’utente inserisce nella Sezione “Identità” le informazioni che lo identificano in modo univoco. A tale riguardo, al fine di garantire la massima riservatezza dell’identità del segnalante, l’ANAC prevede la figura del Custode delle identità che, su esplicita e motivata richiesta del Dirigente dell’UWHIB, consente di accedere all’identità del segnalante. L’identità del segnalante non è nota al custode, il quale, quindi, non è coinvolto nel trattamento dei dati personali presenti nella segnalazione. Per le segnalazioni trasmesse con modalità diverse da quelle sopra menzionate, l’ANAC garantisce comunque la riservatezza mediante l’acquisizione al protocollo, in apposito registro riservato.

Procedura:

• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l'ANAC ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell'identità della persona segnalante;
• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest'ultima, se

necessario, integrazioni;

• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• svolgere l'istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
• dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
• comunicare alla persona segnalante l'esito finale della segnalazione.

La divulgazione pubblica è lo strumento per rendere di pubblico dominio l’informazione sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado

di raggiungere un numero elevato di persone (social network e nuovi canali di comunicazione quali facebook, twitter, youtube, instagram).

Il segnalante beneficia della protezione prevista dal D.lgs. n. 24/2023 se ricorre una delle seguenti condizioni:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal decreto per il whistleblower e prima riportate. Laddove pubblichi invece violazioni utilizzando ad es. uno pseudonimo che non consente l’identificazione, ANAC tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima e avrà cura di registrarla, ai fini della conservazione, per garantire al divulgatore, in caso di disvelamento successivo dell’identità dello stesso, le tutele previste se ha comunicato ritorsioni.

Il soggetto tutelato si può rivolgere alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Qualora la persona segnalante rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o